Gisteren kreeg ik een ogenschijnlijk eenvoudig verzoek van een collega van mij uit het Verenigd Koninkrijk, waarmee ik samen werk in het
Enterprise Europe Network. Dit netwerk is gericht om ondernemers binnen Europa, maar ook steeds meer daarbuiten, met elkaar in contact te brengen en te laten samenwerken in handel en technische innovaties vanuit digitale profielen, netwerken en matchmaking op beurzen.
In de mail werd gevraagd of ik een afgegeven uittreksel uit het handelsregister van de KvK kon verifiëren, het bedrijf waar mijn Britse collega mee in contact stond wilde bij dit Nederlandse bedrijf een grote order plaatsen, bijgesloten een PDF met het uittreksel uit het handelsregister.
Eerste stap is het document printen en in de betreffende database op zoek naar de handelsgegevens zoals ze zijn geregistreerd. Bedrijfsnaam en adres zijn bekend en kloppen. De genoemde persoon is echter niet geregistreerd als zijnde eigenaar. Als ik wat beter kijk wordt het ogenschijnlijk originele document steeds vreemder, een document met een printdatum uit 2015, echter met stempels van geregistreerde afgifte uit 2010. Wat is hier aan de hand?
De bel rinkelt
Eens even langs bij een collega die veel met het handelsregister werkt en er gaan steeds meer belletjes rinkelen dat er wat vreemds aan de hand is met dit document. Samen komen er niet helemaal uit, maar één ding is zeker, het is geen zuivere koffie.
Binnen de organisatie in overleg met een andere collega die is gespecialiseerd in vervalste handelsregister uittreksels en al snel valt het document op meer dan 9 punten door de mand. Veel plak- en knipwerk dat is samengesteld uit verschillende bronnen maar met hulp van de computer er toch redelijk uit ziet. Ik sta er ook van te kijken hoeveel zelfs ik voor waarheid had gelezen wat niet blijkt te kloppen of knullig wordt weergegeven en niet conform het handelsregister zijn. De vervolgstappen voor de KvK zijn duidelijk, aangifte van vervalsing en verder onderzoek.
Gebruik maken van het momentum
Mijn collega in het Verenigd Koninkrijk krijgt inmiddels een mailtje binnen een uur nadat hij het verzoek had gedaan met de uitkomst. Dit wordt gecommuniceerd aan de contactpersoon van het betreffende bedrijf. De deal is off, ze zijn behoed voor oplichting.
Bij wat navraag over de inmiddels afgeblazen transactie weet ik om welk product het gaat. Vanuit mijn zakelijk netwerk heb ik veel ondernemers gesproken en kan ik een andere betrouwbare onderneming introduceren die ook dit product hebben. Het voorstel wordt gedaan om dit contact tot stand te brengen. Er vindt overleg plaats aan de andere kant van de Noordzee, kunnen we gebruik maken van het momentum?
Niet de eerste keer
Inmiddels komt mijn gespecialiseerde collega mij informeren wat er verder bekend is. Het betreffende document zijn we al eerder op het spoor gekomen in de zomer van 2015, vanuit een zelfde controlevraag vanuit China. Een Chinees bedrijf had het zelfde product gekocht en ook al vooruit betaald maar kreeg de goederen nooit geleverd. Toen na een aantal weken duidelijk werd dat er ook niet geleverd ging worden, kwam vanuit China het verzoek of de KvK meer wist op basis van een eerder verstrekt (vervalst) uittreksel uit het handelsregister tijdens de onderhandelingen. Het document was op een aantal kleine details na identiek aan het document van gisteren.
Controleer de aangeleverde documenten
Zaken doen met buitenlandse partners gaat in heel veel gevallen goed. Het vraagt echter ook kennis van wet- en regelgeving, herkennen van documenten en deze goed na te kijken. Stempels en logo's zijn onbekend, handtekeningen zijn slecht te lezen. Ook bedrijfsstructuren en holdings niet altijd voor de hand liggend en registratienummers zijn niet zo makkelijk terug te vinden in de bedrijvendatabases in andere landen. Dit wordt extra lastig als er andere leestekens worden gebruikt. Mocht u het niet vertrouwen dan kunt u via de KvK navraag doen over deze documenten en via onze contacten met andere KvK organisaties wereldwijd is het snel duidelijk of u in contact bent met een wettelijk geregistreerd bedrijf maar ook zaken doet met een tekenbevoegde medewerker. Maar denk ook aan de mogelijkheid uw bank tijdig te vragen mee te denken en te kijken bij uw zakentransactie.
Waarom betaalt u voor een uittreksel
De reden dat u € 15,00 voor een papieren uittreksel moet betalen is omdat deze fysieke documenten zijn voorzien van meerdere deels onzichtbare echtheidskenmerken om vervalsing te voorkomen, zodat uw zakenpartner kan zien dat u een wettelijk geregistreerd bedrijf voert.
Een papieren uittreksel kan echter al snel achterhaald zijn door verhuizing of veranderingen in de directie. De meest actuele informatie kunt u inzien via de digitale database voor € 2,65 per dossier of voor € 7,50 voor een gewaarmerkt digitaal uittreksel. Een klein bedrag in verhouding tot de schade bij oplichting.
En omdat het bijhouden van bedrijfsgevens en persoonsmutaties deskundigheid en tijd vraagt met dagelijks veel mutaties van ondernemers, wordt hiervoor een bedrag in rekening gebracht. U wilt immers weten met wie u zaken doet en deze veiligheid heeft een prijs helaas.
Wilt u meer weten:
- Voor meer informatie over het handelsregister klikt u HIER
- Voor het opvragen van de bedrijfsinformatie kijkt u HIER
- Heeft u nog geen eigen digitaal profiel bij de KvK om het register in te zien, vraag dan HIER uw toegangsgegevens aan.
Source: China IPR SME Helpdesk
In this free webinar, on Tuesday the 28th of November, China IPR SME Helpdesk expert, John Eastwood together with his colleagues Heather Hsiao and Michal Werner, will give a detailed overview of Taiwan's IP landscape. The presentation will include a discussion on how European SMEs can best protect their IP in Taiwan. Additionally, the key differences in IP law between Taiwan and Mainland China will be underlined. The experts will provide a comprehensive overview to European SMEs about how to protect your IP in Taiwan's fast growing business environment, focusing on: 
